EL PROCESO ADMINISTRATIVO

  Por L.C.P. Gonzalo Martínez Pérez*

La administración en las empresas es de vital importancia, ya que a través de esta disciplina podemos hacer que un negocio prospere, se mantenga o comience a reducir el volumen de sus operaciones lo cual trae consigo una disminución en ingresos, utilidades y por supuesto menor pago de impuestos.

Por lo que la administración es una serie de operaciones, en el cual el proceso administrativo cobra gran relevancia al retomar los postulados básicos de esta rama de las ciencias sociales ya que estas etapas estas relacionadas entre sí una tras otra. En  algunas empresas pequeñas y medianas no se tiene en cuenta que la administración es vital, y que el proceso administrativo juega a su favor para sacarlas de futuras contingencias.

A manera de ir aclarando la idea del proceso administrativo se muestran las cuatro etapas que lo conforman:

1.-        Planeación: Se establecen los objetivos que se pretenden conseguir, las estrategias  y procedimientos para alcanzarlos.

2.-        Organización: Se asigna el trabajo y se coordina al equipo de personas para dar seguimiento a la planeación.

3.-        Dirección: Se toman las decisiones, se comunica el avance de cada área y se motiva al equipo de trabajo.

4.-        Control: Se miden los resultados, se corrigen las desviaciones que existan, se establecen estándares y se genera la retroalimentación.

Es importante mencionar que  la combinación de conocimientos, experiencia y habilidades  de cada una de las personas hará llegar a los objetivos planteados por la dirección.

Es necesario tomar en consideración también la compatibilidad de caracteres, las habilidades de comunicación y la sociabilidad de las personas ya que estos son factores que en algunas ocasiones frenan el avance hacia los objetivos planteados.

Para ejemplificar el proceso administrativo desarrollaremos el siguiente caso de una empresa fabricante de escritorios de madera.

1.-        Planeación

Esta empresa se dedica a la fabricación de escritorios de madera para oficinas y tiene la intención de abrir una sucursal en la ciudad; para lo cual necesita rentar una bodega amplia en donde pueda acomodar su línea de producción la cual consiste en maquinaria y equipo industrial, una camioneta para transportar sus escritorios con sus clientes, contratar al personal para realizar las funciones operativas y de oficina, así como teléfonos y un estudio de mercado; para lo cual debe conseguir  los recursos a ocupar; ya sea mediante su propio flujo de efectivo, a través de un préstamo bancario o de sus socios.

2.-        Organización

Consiste en dar forma a los distintos departamentos que integraran a la sucursal, por ejemplo, el área de ventas se dedicara a vender y levantar pedidos, posteriormente el área de diseño y proyectos realiza el trazo de los escritorios solicitados, después el área de almacén se encarga de surtir todos los insumos necesarios para que el área de corte, de pegado, de barniz y de ensamblado entreguen los escritorios en el área de producto terminado, para que el departamento de control de calidad revise y autorice la salida de los escritorios; a su vez el área de embarque se encargue de entregar los escritorios a los clientes.

Una vez entregados los pedidos continúa el área de cuentas por cobrar para darle seguimiento al cobro de la factura, en ese momento tesorería recibe los depósitos de los clientes, con los cuales programa pago a sus proveedores, gastos y nómina.

3.-        Dirección

El gerente de planta integra y motiva a cada uno de los jefes del área de producción y a su vez  cada uno de los colaboradores deberá poner todo su esfuerzo y dedicación para que su trabajo sea de buena calidad  evitando el desperdicio, las mermas y la pérdida de tiempo; el área de compras tiene la posibilidad de realizar pedidos por volumen y obtener descuentos por pronto pago; de esta forma la comunicación entre las distintas áreas de la sucursal es fluida y constante, teniendo en todo momento conocimiento de lo que sucede en la planta.

4.-        Control

El área de control de calidad se encarga de establecer los estándares necesarios para que el producto terminado tenga un excelente acabado, se entregue a tiempo y con la atención necesaria a los clientes, de esta forma se garantiza la satisfacción y la recomendación de los clientes; por su parte el área de ventas se encarga de ir midiendo sus metas de ventas, el área de contabilidad evaluara los costos y gastos del periodo, todo esta parte sirve para ir corrigiendo desviaciones y errores que se han suscitado en la operación, de esta forma la retroalimentación con las demás áreas es necesaria y vital.

Como se mostró en el presente trabajo la administración es de suma importancia para llevar a una empresa a cumplir con su misión y visión, los cuales son la base de toda organización; a propósito de organización ésta es el conjunto de personas, procesos, recursos económicos y clima organizacional.

Por L.C.P. Gonzalo Martínez Pérez*

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